电子签名的终极指南

电子签名的终极指南

您需要了解的所有关于美国、欧盟和其他国家的电子签名和数字签名的信息。

在您的业务中实现数字签名流程可以带来巨大的好处,但是他们可能会对数字签名的流程和法律分支存在疑问。

这就是为什么我们写了这一份指南。

下面,您将找到您需要了解的关于电子签名、数字签名和在线签名过程的所有信息。

1.电子签名是什么?

电子签名承载自己的法律定义。虽然此定义可能略有不同于国家/地区,但本指南将重点关注电子签名法在美国和欧盟的解释。

在美国,电子签名的法律定义来自于2000年的联邦设计法案

电子签名- 术语“电子签名”是指与合同或其他记录相关联的电子声音,符号或过程,与合同或其他记录相关联,并由一个人被签署记录的人执行或采用。

美国的许多州也采用了统一的电子交易法(UETA),它定义了电子签名,如:

“与记录相关联的电子声,符号或过程,并由一个人被签署记录的人执行或采用。”

在欧盟,电子签名的定义来自于外塔斯法规哪些州:

“电子签名”指附属于其他电子资料或在逻辑上与其他电子资料相关联,并由签署人用作签署的电子资料。

这些定义是基础的一部分,确定电子签名如何在大部分西部世界签署的业务合同。

电子签名

不仅仅是一个手写的签名

以上法律定义的一个重要结论是,电子签名不仅仅是一个类似于手写签名的图像文件。

事实上,电子签名甚至不需要看起来像签署文档的人的手写签名。

虽然这是许多电子签名软件提供商包括在其产品中的特点,但在电子方式签署文档时,它携带有限的合法权重。

相反,电子签名使用电子识别方法,如数字证书、附加在签名者身份上的个性化登录和访问代码,以及非对称加密,为销售合同和已签署的业务文件创建不可否认性。

这些增强的安全措施意味着 - 正确执行的 - 电子签名难以伪造。这些安全措施在用于签署数字文件并使电子签名安全使用时,这些安全措施会增加电子签名的合法性。

2.谁使用电子签名?

电子签名由大小的组织用于各种文档。这包括:

  • 财富500强公司
  • 医院
  • 保险提供者
  • 银行和信用合作社
  • 学校
  • 政府办公室
  • 非营利组织
  • 小企业
  • 自由职业者和顾问

使用电子签名的业务数量始终成长。实际上,给排水市场研究预测市场将在CAGR中扩展大约35%,直到2023年,因为全球采用率继续上升和发展。

许多电子签名解决方案也足够灵活,可以与在机密性要求的空间中运营的企业集成,例如法律,金融和卫生部门。

但是,因为电子签名技术是如此普遍的,几乎每家公司都是无论大小或行业如何,都可以受益于采用电子签名。

电子签名

3.用于什么电子签名?

电子签名可以包括以下任何一种:

  • 销售提案
  • 购买合同
  • 招聘及新员工培训
  • 保密协议(保密协议)
  • 竞业禁止协议(国立)
  • 时间表
  • 租赁和租赁协议
  • 税务文件
  • 银行形式
  • 保险文书工作
  • 学校的形式
  • 许可书
  • 模型和产品版本金莎线上赌博官方

电子签名流程概述

当企业想要实现电子签名解决方案时,它们必须首先将其现有文档数字化并将其转换为可识别的文档格式(.docx,pdf,png等)。在此过程完成后,业务可以在其数字文档中添加电子签名解决方案。

从那里,组织将文件发送到签名者并请求电子签名。签名者将遵循创建数字签名所需的过程。此过程因签名过程中使用的软件而异。

许多电子签名解决方案使用手写签名插图来显示签署人应该在合同中的什么地方签名。有些甚至可以帮助您创建您的签名的数字图像,但这并不是签名法的严格要求。

一旦文件用签名者的唯一电子身份证明签署,它就不能被更改。任何更改文件的尝试都会使签名无效,要求签名者在审查对文件的任何更改后再次完成该过程。

中实现电子签名解决方案的详细信息第9节

4.为什么我的业务应该使用电子签名?

企业已经采用了电子签名和文档数字,原因如下:

  • 电子签名完成比手写签名请求更快,这些请求通常由邮件完成。
  • 电子签名文件被识别为手写签名的合法替代品。
  • 数字文件减少纸张废物,更容易存储。
  • 数字签名通常比手写签名更安全
  • 数字化在优化合同工作流程时降低了打印和邮寄成本。
  • 数字起草文件更容易修改,减少签署之前的合同谈判负担。

特别是对于使用有限员工生成和处理文书工作的业务,发送和接收电子签名文书的能力可以减少错误和缓解工作负载。

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是的。电子签名在世界各地被公认为手写签名的合法替代品。

尽管电子签名的合法性可能会因管理当局的不同而略有不同,但在正确捕获时,电子签名是合法的。

在许多(不是全部)案例中,电子签名被认为是手写签名的等同物。当审计跟踪可以将签名过程追溯到预期收件人时,这尤其如此。

这些审计跟踪和安全检查点,以及在应用签名解决方案后锁定文档的能力,为契约创建了不可否认性——保证文档的有效性不能被否认。

用于创建非拒绝的一些方法包括:

  • 数字证书
  • 非对称加密或公开密钥加密
  • IP地址捕获
  • 帐户创建和登录要求
  • 签署人和签署人的两步验证

合并,这些方法增加了文件签署过程的安全水平,并提高了法院中数字合同的可执行性。

下面,我们将讨论电子签名背后的法律,以及它们如何在其特定地区应用。

6.欧洲联盟的电子签名

在欧盟,电子签名的有效性和合法性由eIDAS和GDPR管理。

寻求与欧盟各国的个人和企业开展业务的公司应寻求遵守这些法律,以便通过任何电子签名要求获得法律地位。

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EIDAS(电子识别,认证和信任服务)于2014年7月成为欧盟规定,广泛地涵盖了电子识别,数字证书,电子密封,时间戳和电子签名的合法性的法律。

eIDAS背后的想法是创建一个统一的法律,适用于欧盟内的每个成员国,这样电子身份信息可以从每个欧盟成员国接受。

对于电子签名,eIDAS将数字签名分为三种不同的类别,每一种都比前一种安全。它们列在下面,您可以在eIDAS条例第4节

1.标准电子签名(SES)

如指南顶部所述,eIDAS以这样的方式定义电子签名:

“电子签名”指附属于其他电子资料或在逻辑上与其他电子资料相关联,并由签署人用作签署的电子资料。

这是eIDAS定义的电子签名的最基本形式。它没有基本的安全要求,依赖于逻辑假设来假设意图。

英国电子签名和信托服务指南引用“扫描签名”或“标记盒PLUS声明”作为此类签名的示例。

虽然标准电子签名可能在法庭上举起(假设发件人可以证明签名者是实际签署合同的人),但这里的法律框架是松散的。

这种类型的电子签名才不是具有与手写签名同等的法律效力。

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2.先进的电子签名(AES)

超越标准电子签名的步骤,EIDAS根据更高的法律要求符合高级电子签名(见第二十六条)

先进的电子签名应符合以下要求:

  • 它与签字人无限;
  • 它能够识别签字人;
  • 它是使用电子签名创建数据创建的,签字人可以具有高度的自信,在他的唯一控制下使用;和
  • 它与其签名的数据相关联,这种方式可以检测到数据的任何后续变化。

凭借AES,需求的升级为可执行和不拒绝提供了自身。通过消除欺诈潜力并创建一个只有预期签名者可以访问和/或签署法律合同的系统,合同的合法地位增加。

但是,如标准电子签名,这种类型的电子签名才不是具有与手写签名同等的法律效力。

3.合格电子签名(QES)

电子签名的最严格协议包括高级电子签名的要求(上面列出)以及提供签名的设备的其他要求。

这意味着必须由欧盟从授权证书颁发机构获取设备并在签名过程中使用。虽然这是广泛的宽容的第二十九条至第三十四条, 这英国电子签名和信托服务指南提供一个简化的定义:

由合格的电子签名创建设备创建的高级电子签名,并且基于用于电子签名的合格证书。

使用QES,数字安全协议在设备上创建签名可以增加电子签名和签名文档的真实性和完整性。

添加数字证书进一步降低了欺诈或篡改的可能性,并在数字合同周围创造更强大的不拒绝。

只有合格的电子签名才能携带手写签名的等同法律效果。

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欧盟一般资料保护规例(GDPR)旨在协调欧洲的数据隐私法。

虽然该规定并不是专门针对电子签名,但它增加了实施电子签名解决方案的公司应该考虑的额外规则和要求。这包括:

  • 数据安全
  • 加密
  • 同意
  • 处理

寻求利用电子签名解决方案的组织应该了解欧盟在这些议题上的立场,因为它们将负责在较长时期内以合同和数字协议的形式捕获和维护私人信息。

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7.美国的电子签名

在美国,电子签名受法律管辖统一的电子交易法(ueta)和全球和国家商业法案中的电子签名(电子签署法案)。

这两项立法结合起来,为美国的电子签名奠定了基础。它们已被几乎所有的州采用,并在地方和联邦一级实施。

的UETA

UETA成立于1999年,由全国统一州法律专员会议创立,旨在定义电子签名的术语和基本法律框架。

UETA将电子签名定义为“与记录的电子声音,符号,符号或过程附加的电子声音,符号或过程,并由签署记录的人执行或由人员执行或采用。”

虽然法律还为每个州的规则和规定列表,但必须以国家级为基础通过。这与E-Sign Act(下文)不同,这已在联邦层面实施。

UETA提供了类似于电子签名法案的指导方针,但增加了一些条款使其独特。这些包括如何将记录归为属性,如何处理合同文件中的错误,以及在发送和接收信息时如何定义信息处理系统。

也许最重要的是,第13条中的ueta国家“可能不会被排除在一起,因为它是电子形式。”

这为电子签名提供了合法的站立,这可能是不编制的,但不能仅仅因为它们的数字格式而被解雇。

非州

迄今为止,47个国家已通过UETA作为电子签名如何处理的法律框架。偏远的国家是伊利诺伊州,纽约和华盛顿。

您可以在下面找到他们的Ueta替代法律文件。

电子签署法案

2000年实施作为电子签名和数字签名解决方案的联邦解决方案,电子签署法案在所有50个州都处于活跃状态。

该法律就各种主题提供了联邦指导方针,包括签名的意图、签名与图形或文本记录的归属和关联。与UETA一样,电子签署法案定义了整个签署过程中用来确定有效性和监管的法律定义。

除了保护消费者对电子签名捕获的同意外,电子签名法案还为喜欢纸质签名而不喜欢电子签名或数字签名的消费者提供了回旋余地。它还要求企业积极保留与电子交易相关的合同和记录。

这些措施确保消费者有权通过笔和纸或“替代的、非电子形式”签署,并确保消费者可以撤回对使用电子形式的同意。

排除有限

统计,UETA和电子签署法案涵盖了关于电子文件的法律基础和美国的电子文件。但是,有一些值得注意的例外。在以下情况下,两无法律都不接受电子签名的有效性:

  • 遗嘱的创建和执行
  • 家庭法领域,包括收养和离婚
  • 统一商业代码
  • 法庭文件

在这些情况下,必须物理签署文档。

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8.先进的电子签名和数字签名如何工作?

除了EIDAS(上图)定义的简单电子签名之外,大多数电子签名都受到某种级别的安全性和加密的保护。

这回回了非拒绝的想法 - 需要组织发布合同,以确保该合同的真实性是不可能否认的。一旦合同的完整性及其附加的电子签名不再有疑问,合同作为交易记录的合同的可执行性更难否认。

这些加密的签名通过各种名称进行。在艾迪亚和欧盟,他们被称为先进的电子签名.在美国,他们通常被称为数字签名来吧专业的标准集从简单的电子签名区分它们。这些名称具有特殊意义,因为它们暗示了一些数字安全措施已经应用于签名过程。

以下是最常应用于电子签名解决方案的两种数据安全类型。

非对称加密

签署和发送电子文件时,涉及的双方都需要一些保证,在签署过程完成后,合同的内容不会改变。现代软件使用公钥加密来执行此任务。

不对称密钥加密允许各方通过使用加密密钥独立验证合同的真实性,以跨文档的多个版本(或摘要)验证数字签名的签名。

在大多数软件解决方案中,只有当所有版本的合同都匹配时,文档才会正确打开(没有警告或警告)。如果签名过程中出现错误,或者在签署文档时发生了更改,则流程会失败,所有相关方必须再次对文档进行签名。

这些额外的支票和保障措施创造了更正宗的文档的电子识别和审计跟踪。而且,因为这是一个广泛接受的实践,许多现代商业解决方案(如微软Word)都配备了预先构建的数字签名解决方案。

基于证据的身份验证

这种类型的认证侧重于确保合同上的电子签名是真实的。这通常是通过将文档发送到预期签署人已知可以控制的设备或帐户来实现的,同时需要二级密码才能访问文档本身。

以下是两个常见的循证认证例子:

  • 公司将文档发送到签名者的电子邮件中,但他们将文本发送到签名者控制的数字,为了访问文档,她必须使用这个数字。
  • 签名者通过在线文档服务通知需要他签名的合同。但是,为了访问它,他必须创建一个帐户并通过在可以签名之前通过身份证明验证该帐户。

通过基于证据的认证,公司正在努力确保签名者的身份。当与公钥加密结合时,可以确保无纸签名的真实性和可执行性。

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9.如何创建电子签名?

为个人提供多种方式,以及任何尺寸的企业,以创建电子签名。下面,我们列出了两个最常用的方法来完成此任务:

使用文字处理软件或PDF格式的软件

许多现代软件解决方案,如Microsoft Word或Adobe Acrobat,携带板载签名解决方案,以帮助用户创建数字签名。

但是,使用称为“自签名”的过程创建解决方案。一种自签名安全证书制作简单、容易,而且通常是免费的。然而,自签名证书也缺乏许多验证真实性和构建不可抵赖性的安全特性。

虽然有可能使用签名机构创建可信的数字签名,这可能超出了大多数用户在复杂性和成本方面的范围。

使用在线磁性解决方案

一个更好的解决方案,尤其是对于可能发送和/或接收许多签名文档的组织,是一种像在线的那样PandaDoc

这些在线文档公司已经拥有创建正宗签名所需的必要认证,并且通常配备确保从您注册的那一刻起确保合规性和不拒绝的所有内容。

如果创建、发送、签署和维护多个合同文件听起来像是组织的管理负担,那么可以尝试使用在线文档解决方案。他们的价格是可承受的,大多数提供各种选择,以适应您的个人或业务需求。

10.进一步的阅读

在这里,您将在美国和欧盟的电子签名中找到一份法律文档来源列表。

你也可以看看我们的电子签名法律页面有关其他国家的电子签名的其他信息。

美国

欧洲联盟

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