电子签名的最终指南

电子签名的最终指南

关于电子签名和数字签名在美国,欧盟及以后的所有内容。

在您的业务中实施数字签名流程可以提供巨大的利益,但他们可能对数字签名的过程和法律后果有疑问。

这就是为什么我们写了这一份指南。

下面,您将找到您需要了解的关于电子签名、数字签名和在线签名过程的所有内容。

1.电子签名是什么?

电子签名有其自身的法律定义。尽管这一定义可能因国家而异,但本指南将重点介绍美国和欧洲联盟如何解释电子签名法。

在美国,电子签名的法律定义来源于2000年联邦法令

电子签名-“电子签名”一词是指附在合同或其他记录上或在逻辑上与合同或其他记录相联系,并由有意签署该记录的人执行或采用的电子声音、符号或过程。

美国许多州也采用了这种方法统一的电子交易法(UETA)将电子签名定义为:

“与记录相关联的电子声,符号或过程,并由一个人被签署记录的人执行或采用。”

在欧盟,电子签名的定义来自于eIDAS法规哪些州:

“电子签名”意味着以电子形式的其他数据附加或逻辑相关的电子形式的数据,并且由签字人使用符号。

这些定义是决定电子签名在整个西方世界签订的商业合同中如何运作的基础的一部分。

电子签名

比手写签名更重要

上述法律定义的一个重要结论是,电子签名不仅仅是类似于手写签名的图像文件。

事实上,电子签名甚至不需要看起来像签署文档的人的手写签名。

虽然这是许多电子签名软件提供商包括在其产品中的特点,但在电子方式签署文档时,它携带有限的合法权重。

相反,电子签名使用电子识别方法,如数字证书、附在签名者身份上的个性化登录和访问代码,以及非对称加密,以创建销售合同和已签署的商业文件的不可抵赖性。

这些增强的安全措施意味着 - 正确执行的 - 电子签名难以伪造。这些安全措施在用于签署数字文件并使电子签名安全使用时,这些安全措施会增加电子签名的合法性。

2.谁使用电子签名?

电子签名由大小的组织用于各种文档。这包括:

  • 财富500强公司
  • 医院
  • 保险提供者
  • 银行和信用合作社
  • 学校
  • 政府办公室
  • 非营利组织
  • 小企业
  • 自由职业者和顾问

使用电子签名的业务数量始终成长。事实上,给排水市场研究预计到2023年,随着全球采用率的不断上升和发展,市场将以35%左右的复合年增长率扩张。

许多电子签名解决方案也足够灵活,可以与在机密性要求的空间中运营的企业集成,例如法律,金融和卫生部门。

但是,因为电子签名技术是如此普遍的,几乎每家公司都是无论大小或行业如何,都可以受益于采用电子签名。

电子签名

3.用于什么电子签名?

电子签名可以包括以下任何一种:

  • 销售提案
  • 购买合同
  • 招聘及新员工培训
  • 保密协议(NDA)
  • 竞业禁止协议(国立)
  • 时间表
  • 租赁和租赁协议
  • 税务文件
  • 银行的形式
  • 保险文书
  • 学校的形式
  • 权限卸货
  • 模型和产品版本金莎线上赌博官方

电子签名过程的概述

当企业想要实现电子签名解决方案时,它们必须首先将其现有文档数字化并将其转换为可识别的文档格式(.docx,pdf,png等)。在此过程完成后,业务可以在其数字文档中添加电子签名解决方案。

从那里,组织将文件发送给签名者并请求电子签名。签名者将遵循创建数字签名所需的过程。此过程会有所不同,具体取决于签名过程中使用的软件。

许多电子签名解决方案使用手写签名插图来显示签名者在合同中应该签署的位置。有些甚至可以帮助您创建签名的数字图像,但这并不是签名法的严格要求。

一旦文件签署了签名者的独特电子识别,就无法改变。任何更改文档的尝试都将使签名无效,要求签名者在审核对文档的任何更改后再次完成此过程。

了解有关如何实现电子签名解决方案的更多信息第9节

4.为什么我的业务应该使用电子签名?

企业已经采用了电子签名和文档数字,原因如下:

  • 电子签名的完成速度比手写签名请求快,手写签名请求通常是通过邮件完成的。
  • 电子签名文件被识别为手写签名的合法替代品。
  • 数字文件减少了纸张浪费,更易于存储。
  • 数字签名通常比手写签名更安全
  • 数字化在优化合同工作流程时降低了打印和邮寄成本。
  • 数字起草的文件更容易修改,减少了签署前合同谈判的负担。

特别是对于那些编制和处理文书工作人员有限的企业来说,发送和接收电子签名文档的能力可以减少错误并减轻工作量。

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是。电子签名在世界各地作为手写的法律替代品。

虽然电子签名的合法性可能根据管理机构的略有不同,但在正确捕获时,电子签名是合法的。

在许多(不是全部)案例中,电子签名被认为是手写签名的等同物。当审计跟踪可以将签名过程追溯到预期收件人时,这尤其如此。

这些审计跟踪和安全检查站以及应用签名解决方案后锁定文档的能力,创造了不拒绝 - 保证文件的有效性无法拒绝 - 围绕合同。

用于创建非拒绝的一些方法包括:

  • 数字证书
  • 非对称或公开密钥加密
  • IP地址捕获
  • 帐户创建和登录要求
  • 签名者和签名者的两步验证

合并,这些方法增加了文件签署过程的安全水平,并提高了法院中数字合同的可执行性。

下面,我们将讨论电子签名背后的法律,以及它们如何在特定区域内应用。

6.欧盟的电子签名

在欧盟,电子签名的有效性和合法性受EIDAS和GDPR的管辖。

寻求与欧盟各地的个人和企业开展业务的公司应寻求遵守这些法律体系,以便通过任何电子签名要求获得法律地位。

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eIDAS(电子识别、认证和信任服务)于2014年7月成为欧盟的一项既定法规,广泛涵盖了电子身份、数字证书、电子印章、时间戳和电子签名合法性的法律。

Eidas背后的想法是创造一个统一的法律,适用于欧盟内的每个成员国,以便可以从每个欧盟成员国接受电子识别信息。

关于电子签名,EIDAS将数字签名分为三个单独的类别,每个类别比上一个更安全。这些列出如下,您可以找到有关它们的其他信息EIDAS规则第4节

1.标准电子签名(SES)

如指南顶部所述,eIDAS是这样定义电子签名的:

“电子签名”意味着以电子形式的其他数据附加或逻辑相关的电子形式的数据,并且由签字人使用符号。

这是eIDAS定义的最基本的电子签名形式。它没有基本的安全需求,并且依赖于逻辑假设来假设意图。

英国电子签名和信托服务指南引用“扫描签名”或“标记盒PLUS声明”作为此类签名的示例。

虽然标准电子签名可能在法庭上举起(假设发件人可以证明签名者是实际签署合同的人),但这里的法律框架是松散的。

这种类型的电子签名才不是具有手写签名的等同法律效应。

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2.先进的电子签名(AES)

超越标准电子签名的步骤,EIDAS根据更高的法律要求符合高级电子签名(在第26条中找到)

先进的电子签名应符合以下要求:

  • 它与签字人无限;
  • 能够识别签字人;
  • 它是使用电子签名创建数据创建的,签字人可以具有高度的自信,在他的唯一控制下使用;和
  • 它以这样的方式与用其签名的数据相连接,以便可以检测到数据中的任何后续变化。

凭借AES,需求的升级为可执行和不拒绝提供了自身。通过消除欺诈潜力并创建一个只有预期签名者可以访问和/或签署法律合同的系统,合同的合法地位增加。

然而,与标准电子签名一样,这种类型的电子签名才不是具有手写签名的等同法律效应。

3.合格的电子签名(QES)

最严格的电子签名协议既包括对高级电子签名的要求(如上所列),也包括对提供签名的设备的附加要求。

这意味着设备必须从欧盟授权的证书颁发机构获得,并在签署过程中使用。而这一点在eIDAS第29条至第34条,这英国电子签名和信托服务指南提供一个简化的定义:

由合格的电子签名创建设备创建的高级电子签名,并且基于用于电子签名的合格证书。

有了QES,两种数字安全协议创建签名的设备会增加电子签名和签名文档的真实性和完整性。

添加数字证书进一步降低了欺诈或篡改的可能性,并在数字合同周围创造更强大的不拒绝。

只有合格的电子签名才能携带手写签名的等同法律效果。

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欧盟的《一般资料保障规例》(GDPR)旨在协调欧洲的数据隐私法。

虽然该规定并没有专门针对电子签名,但它增加了实施电子签名解决方案的公司应该考虑的附加规则和要求。这包括:

  • 数据安全
  • 加密
  • 同意
  • 处理

寻求使用电子签名解决方案的组织应该理解欧盟在这些问题上的立场,因为他们将负责以合同和数字协议的形式在很长一段时间内捕获和维护私人信息。

网上签名

7.美国电子签名

在美国,电子签名受统一的电子交易法(UETA)和全球和国家商法中的电子签名(电子签署法案)。

结合,这两条立法维持了美国电子签名的基础。他们已经被几乎所有国家采用,并在当地和联邦一级实施。

UETA

UETA于1999年由全国统一州法律委员会议创建,旨在定义电子签名的术语和基本法律框架。

UETA将电子签名定义为“与记录的电子声音,符号,符号或过程附加的电子声音,符号或过程,并由签署记录的人执行或由人员执行或采用。”

虽然法律还为每个州的规则和规定列表,但必须以国家级为基础通过。这与E-Sign Act(下文)不同,这已在联邦层面实施。

UETA提供了类似于电子签署法案的指导原则,但增加了一些使其独特的规定。这些包括如何归因于如何处理合同文件中的错误,以及如何在发送和接收信息时定义信息处理系统的错误。

也许最重要的是,第13条中的ueta国家“可能不会被排除在一起,因为它是电子形式。”

这为电子签名提供了合法的站立,这可能是不编制的,但不能仅仅因为它们的数字格式而被解雇。

非州

迄今为止,47个国家已通过UETA作为电子签名如何处理的法律框架。偏远的国家是伊利诺伊州,纽约和华盛顿。

您可以在下面找到他们的Ueta替代法律文件。

电子签名法案

《电子签名法》于2000年实施,作为电子签名和数字签名解决方案的联邦解决方案,在所有50个州都很活跃。

本法提供了各种主题的联邦指引,包括签署和签署签名的意图,具有图形或文本记录。与UETA一样,电子签署法案定义了用于确定整个签署过程中有效性和规定的法律定义。

除了保护消费者对电子签名捕获的同意外,电子签名法案还为喜欢纸质签名而不是电子签名或数字签名的消费者提供了回旋余地。它还要求企业积极保留与电子交易相关的合同和记录。

这些措施确保了消费者有权通过纸笔或其他“非电子形式”签署,以及消费者如何撤回对使用电子格式的同意。

排除有限

统计,UETA和电子签署法案涵盖了关于电子文件的法律基础和美国的电子文件。但是,有一些值得注意的例外。在以下情况下,两无法律都不接受电子签名的有效性:

  • 遗嘱的创建和执行
  • 家庭法领域,包括收养和离婚
  • 统一商业代码
  • 法庭文件

在这种情况下,文件必须实际签署。

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8.先进的电子签名和数字签名如何工作?

除了eIDAS(上文)定义的简单电子签名外,大多数电子签名都受到某种程度的安全和加密保护。

这又回到了不可否认的概念——组织需要发布合同,以确保该合同的真实性不可能被否认。一旦合同及其所附电子签名的完整性不再受到质疑,那么要否认合同作为交易记录的可执行性就会困难得多。

这些加密的签名有各种各样的名字。在EDIA和欧盟,它们被称为高级电子签名。在美国,他们经常被称为数字签名跟我来一套专门的标准从简单的电子签名区分它们。这些名称具有特殊意义,因为它们暗示了一些数字安全措施已经应用于签名过程。

以下是两种类型的数据安全性最常应用于电子签名解决方案。

非对称加密

在签署和发送电子文件时,双方都需要保证在签署过程完成后,合同内容不会被更改。现代软件使用公钥加密来执行此任务。

不对称密钥加密允许各方通过使用加密密钥独立验证合同的真实性,以跨文档的多个版本(或摘要)验证数字签名的签名。

在大多数软件解决方案中,如果合同匹配的所有版本,该文档仅打开正确(并且没有警告或警报)。如果签名过程中存在错误,或者如果从签署文档的时间发生了变化,则此过程失败,所有涉及的方必须再次签署文档。

这些额外的支票和保障措施创造了更正宗的文档的电子识别和审计跟踪。而且,因为这是一个广泛接受的实践,许多现代商业解决方案(如微软Word)都配备了预先构建的数字签名解决方案。

基于证据的认证

这种类型的身份验证侧重于确保合同上的电子签名是真实的。这通常是通过将文档发送到预期的签署人控制的设备或帐户来实现的,同时需要一个二级密码才能访问文档本身。

以下是基于证据的身份验证的两个常见示例:

  • 公司向签名者的电子邮件发送文档,但他们将文本发送到由她必须使用的签名者控制的数字,以便访问该文档。
  • 通过在线文档服务通知签署人需要其签名的合同。但是,为了访问它,他必须创建一个帐户并通过身份证明验证该帐户,然后才能签名。

通过基于证据的认证,公司正在努力确保签名者的身份。当与公钥加密结合时,可以确保无纸签名的真实性和可执行性。

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9.如何创建电子签名?

为个人提供多种方式,以及任何尺寸的企业,以创建电子签名。下面,我们列出了两个最常用的方法来完成此任务:

使用文字处理软件或PDF软件

许多现代软件解决方案,如microsoftword或adobeacrobat,都提供板载签名解决方案来帮助用户创建数字签名。

但是,使用称为“自签名”的过程创建解决方案。一种自签名安全证书简单易于制作,通常是免费的。但是,自签名证书还缺乏许多验证真实性的安全功能,并构建非拒绝的情况。

虽然有可能使用签名权威创建可信的数字签名,就复杂性和成本而言,这可能超出了大多数用户的范围。

使用在线电子签名解决方案

一个更好的解决方案,特别是对于可能发送和/或接收许多签名文档的组织来说,是一个类似于Pandadoc.

这些在线文档公司已经拥有创建正宗签名所需的必要认证,并且通常配备确保从您注册的那一刻起确保合规性和不拒绝的所有内容。

如果创建,发送,签名和维护多个合同文件,听起来像是组织的管理负担,请尝试在线文档解决方案。他们的价格实惠,大多数提供各种选择,以满足您的个人或业务需求。

10.进一步的阅读

在这里,您可以找到美国和欧盟的电子签名法律文件来源列表。

你也可以查看我们的电子签名法律页面有关其他国家的电子签名的其他信息。

美国

欧洲联盟

额外的问题

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